שלב הקבלת פנים בכל אירוע, כשמו כן הוא, לקבל את פני המוזמנים ולהכניס אותם לאווירה הנכונה, לכן המון אנשים מקדישים את הזמן להשקיע ולערוך קבלת פנים מרשימה, על מנת שתיתן את הטון להמשך הערב ותעלה את סף האנרגיות.
האווירה, האנרגיה והזרימה שתיווצר בשלב קבלת פנים ישפיעו על המוזמנים וייצרואת האווירה האלגנטית והשמחה של האירוע.
חברות ההפקה בשוק, בעלות ניסיון של שנים בהפקות אירועים, ממליצות ליצור עניין מיד בקבלת פנים, באמצעות האוכל, העיצוב, והאטרקציות הנלוות.
קייטרינג לקבלת פנים צריך להיות קליל, ועם זאת מעוצב ומגוון. חברות הקייטרינג השונות מציעות בופה של דגים, סושי, בשרים על האש, והכול במנות קטנות ומפוסלות, כך שכל אורח יוכל להתרשם מהמבחר הגדול ולטעום מהכל.
המוזיקה המתאימה ביותר לשלב קבלת פנים היא מוזיקה רגועה, צ'ילאאוט, כך שתהיה הזדמנות למשפחה החוגגת או לעורכי האירוע לקבל את פניהם של אורחיהם בנחת.
את המוזיקה הקצבית אפשר להשאיר לרחבת הריקודים, שתגיע בהמשך.
במידה וזוהי קבלת פנים באירוע צעיר ודינאמי, כמו בר או בת מצווה, או אירוע השקה באווירה מדליקה, יש המון אטרקציות שיכולות לתפוס את עיניהם של האורחים מיד בכניסה לאירוע. בובות ענק של חיות פרוותיות, שיסתובבו, ירקדו ויצטלמו עם האורחים, מיצגים מרשימים של רקדניות מקצועיות, העומדות על במות קטנות המפוזרות בקבלת הפנים, שמחליפות תלבושות בכל עשר דקות, ויוצרות אפקט עבור כל אורח שנכנס לאירוע.
אלה המבקשים לשוות לאירוע שלהם ניחוח אלגנטי ויוקרתי, יכולים להיעזר בשלב הקבלת פנים ברביעיית כנריות, המלוות את האורחים ומנגנות מוזיקה נעימה, בלהקת גיטרות אקוסטיות היוצרות הרמוניה מעניינת או זמר המנעים את כניסתם של האורחים.
